Behandling af persondata

                                                                                      24. maj 2018

Herning Husflid

CVR-nummer: 35172726

Retningslinjer for behandling af persondata.

Herning Husflid er en selvstændig interesseforening under landsforeningen FORA. Foreningen har hjemsted, Museumsgade 32, 7400 Herning. 

Foreningen beskæftiger sig med ”gamle husflids-færdigheder”, og alle medlemmer er tilknyttet foreningen på helt frivillig basis ved tilmeldinger til de respektive interessegrupper.  Alle bestyrelsesmedlemmer, holdledere og hjælpere er ulønnede.

Medlemmerne tilslutter sig foreningens love og formål ved tilmeldingen, og alle betaler de fastsatte kontingenter til foreningen.  Ved tilmeldingen afgiver man de krævede personlige oplysninger, der er nødvendige for at holde styr på fordelingen på de enkelte hold, for fremover at kunne opkræve kontingent og for i det hele taget at kunne komme i kontakt med medlemmerne.

Medlemskabet vedvarer, indtil til man melder sig ud.

Herning Husflid opbevarer de registrerede informationer om medlemmernes persondata i et Pc-program installeret i en bærbar computer placeret hos foreningens kasserer.  Der er ikke andre end kassereren, der har adgang til computeren.  Der findes ingen ”håndskrevne” kartoteker i foreningens regi.

Foreningens regnskabsår løber fra 1. januar til 31. december.  Medlemskabet løber fra sæsonstart i begyndelsen af september, hvor der udsendes faktura for den kommende sæson, og løber normalt til udgangen af april måned det næste år.  Hvis man betaler fakturaen fortsætter medlemskabet – og hvis man undlader at betale, eller man melder sig ud, ophører medlemskabet med udgangen af regnskabsåret, 31. december, og udmeldte medlemmer og de registrerede persondata slettes i kartoteket. 

Det er ikke muligt at slette et registreret medlem straks ved udmeldelsen.  Det forhindrer regnskabsprogrammet af revisionsmæssige årsager.

Herning Husflid deler overordnet set ikke de generelle oplysninger om persondata med andre foreninger eller interessegrupper.  Eneste deling med andre er labels med navn og adresse på foreningens medlemmer, som sendes til udgiveren af ”Amtsbladet”, der efterfølgende tilsender et eksemplar af bladet til medlemmerne i Herning Husflid.

Foreningens regnskab føres af kassereren, og de fysiske bilag, der alene omhandler indtægts- og udgiftsbilag, opbevares i ringbind og arkiveres på foreningens kontor efter godkendelse af regnskabet på foreningens generalforsamling.

Kontingent opkræves ved tilsendelse af en faktura til hvert enkelt medlem, der efterfølgende indbetaler kontingentet via netbank.  Derefter registreres betalingen i regnskabsprogrammet, som føres af kassereren, og dermed fortsætter medlemskabet.

Foreningens medlemmer anmoder om medlemskab efter at være gjort opmærksom på de muligheder, der er i Herning Husflid – enten via foreningens hjemmeside, eller fra venner eller bekendte, som er tilknyttet foreningen.

Foreningen indsamler alene almindelige persondata jfr. bilag 1.  Foreningen er ikke i besiddelse af følsomme persondata vedrørende medlemmerne.

Den normale arbejdsgang ved optagelse af nye medlemmer er som følger:

• Når en person enten via foreningens hjemmeside eller ved personlig kontakt til nuværende medlemmer søger medlemskab, får man mulighed for at deltage i en aktivitet et par gange. 
• Beslutter man sig for at blive medlem, indsender holdlederen en simpel blanket med pågældendes navn, adresse, mail, telefonnummer og fødselsdato (dette kun med samtykke fra vedkommende) til kassereren med oplysning om, hvilken aktivitet, pågældende deltager i.
• Derefter opretter kassereren det nye medlem i regnskabsprogrammet, der samtidig er medlemskartotek, og udsender en faktura med betalingsanvisning.
• Når betalingen er registreret, er vedkommende optaget som medlem indtil udmeldelse finder sted.
• Hvis man ikke de efterfølgende år betaler sit kontingent, eller melder sig ud, ophører medlemskabet.
• Hvis et medlem melder sig ud af foreningen, føres pågældende ind i en særlig gruppe, der betegnes ”udmeldte medlemmer”.  Af regnskabs- og revisionsmæssige grunde kan udmeldte medlemmer først slettes i programmet efter regnskabsårets afslutning.

Herning Husflids nuværende medlemmer kan se foreningens persondatapolitik ved opslag i kaffestuen og på Herning Husflids hjemmeside.  Nye medlemmer vil ved tilmeldingen ligeledes få kendskab til foreningens persondatapolitik.

På vegne bestyrelsen for Herning Husflid,

Herning, den 24. maj 2018.

Poul Erik Møller

Kasserer